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校长办公室
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校长办公室顺利启动并有序推进馆藏档案数字化项目
2017-01-11 11:40   审核人:

  

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为认真落实上级部门关于档案数字化建设的要求,进一步高效系统地进行学校各种档案室资源整合和应用,提高学校档案的科学管理和服务水平,根据校党委的要求,2016年3月,新疆大学校长办公室启动了学校档案数字化建设项目。

新疆大学领导高度重视档案数字化建设工作,专门研究讨论,单独立项,拨付专门经费54万余元,并安排由校长办公室牵头负责项目建设工作。校长办公室迅速落实,依规采购了服务器、电脑等硬件设备,并计划专门设置数字化档案服务器机房、查询室。2016年9月,校长办公室又牵头相关部门,严格按照国家招投标有关法规和《档案数字化外包安全管理规范》要求,按照程序,完成了对档案数字化加工项目的招标工作,此项目招标金额为39万元,一次完成招标工作,新疆赛昂新软件科技开发有限公司中标。根据招标合同,本期项目将于2017年9月前完成教学、文书类档案26000卷的数字化工作。

为保障档案数字化工作的科学化、规范化和安全性,校长办公室档案室严格落实《档案数字化外包安全管理规范》、《中华人民共和国行业标准(DA/T 31—2005)纸质档案数字化技术规范》等档案工作要求,加强管理,并督促和配合新疆赛昂新软件科技开发有限公司严格按照数字化加工步骤,做好数字化相关工作。一是加强入场人员控制管理,在工作现场安装视频监控系统。二是要求扫描人员严格遵守档案管理的相关规定及档案部门的相关制度,认真做好扫描档案的保密和保护工作。三是在档案交接时认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单,记录数据关联后的页数,并对特殊情况注明具体原因和处理办法。四是档案室工作人员定期对已处理数据进行数据验收抽检,检查已完成数字化转换的数据,包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量,确保数字化项目质量。

2016年9月26日,新疆赛昂新软件科技开发有限公司正式入驻学校档案馆,开始进行数字化扫描工作。截止2016年底,已经完成了1986年至2008年教学类档案6896卷数字化扫描工作。

期间,校长办公室相关领导多次到现场检查指导档案数字化扫描工作,并协调解决存在的问题,保障了工作的有序开展。

当前,学校档案数字化工作正在紧张有序的推进中。学校档案管理数字化完成后,学校数字化档案将与学校的综合办公系统实现对接,将为校内各部门及时地获得相关信息、查询、调阅档案提供极大便利,大大提高档案利用率,更好地为广大师生及校外人员服务。

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